メール送信方法

手動メール送信方法

基本的なメール送信方法

Robot-inの基本的なメール送信方法です。
メール送信したい受注をご選択いただき、メールを送信を行ってください。

• 
• ①Robot-in管理画面にログイン
  ②「受注管理」をクリック
  ③「受注管理」をクリック
  ④「該当ステータス」を選択
  ⑤該当受注を選択
  ⑥「メール送信」ボタンをクリック
  ⑦「テンプレート」から送信したい「テンプレート名」を選択
  ⑧「メール送信」ボタンをクリック

メール送信と同時にステータス変更をする方法

メール送信と同時に、Robot-inのステータスを変更することが可能な送信方法です。
例えば、Robot-inでは「発送済み」ステータスに受注を移動することで、
モール・カートのステータスの移動、送り状番号の反映が可能となります。
そのため、発送メールの送信と同時にRobot-inにて「発送済み」ステータスへ変更を行って、
モール・カートへ出荷データの登録を行うと作業の効率化が図れます。
その他にも、入金確認の取れた受注に入金確認済みメールを送信しながら、
「発送待ち」ステータスに変更する場合等にご活用いただけます。

• 
• ①Robot-in管理画面にログイン
  ②「受注管理」をクリック
  ③「受注管理」をクリック
  ④「該当ステータス」を選択
  ⑤該当受注を選択
  ⑥「メール送信」ボタンをクリック
  ⑦「テンプレート」から送信したい「テンプレート名」を選択
  ⑧「□メール送信後にステータスを変更する」にチェック
  ⑨プルダウンにて、メール送信後に動かしたいステータスを選択
  ※モール・カートのステータスも変更されたい場合は、
  「□店舗のステータスも変更する」にチェック
  ⑩「メール送信」ボタンをクリック

自動メール送信方法

Robot-inに受注を取り込んだタイミングと、Robot-inの「発送済み」ステータスにステータス変更したタイミングで、
それぞれメールを自動送信する設定が可能となります。
運用に合わせて、ご設定ください。

「受注取込時送信メールテンプレート」、「発送済み時送信メールテンプレート」ともに、
設定後、各メールテンプレートのタイミングで自動送信が開始されます。
運用開始準備が整ってからのご設定を推奨しております。

受注メール取込時送信メールテンプレート設定方法

Robot-inに受注を取り込んだタイミングで、
「受注取込時送信メールテンプレート」に設定されたメールテンプレートを送信いたします。
店舗ごとにテンプレートの設定を行ってください。
受注取込時送信メールテンプレート」設定後に取り込んだ受注より、自動送信が開始いたします。

• 
• ①Robot-in管理画面にログイン
  ②「受注管理」をクリック
  ③「受注メール自動送信」をクリック
  ④「受注取込時送信メールテンプレート」の「テンプレートを選択」ボタンをクリック
  ⑤「メール種別」を選択し、「テンプレート名」を選択
  ⑥「設定」ボタンをクリック
  ※設定後、設定変更完了画面は表示されませんので、ボタンをクリック後は、ダイアログを閉じてください。
  ⑦「この内容で登録する」ボタンをクリック
  ※変更後、画面上部に「更新しました。」と表示されているかご確認ください。

発送済み時送信メールテンプレート設定方法

Robot-inの「発送済み」ステータスにステータス変更をしたタイミングで、
「発送済み時送信メールテンプレート」に設定されたメールテンプレートを送信いたします。
店舗ごとにテンプレートの設定を行ってください。
「発送済み時送信メールテンプレート」設定後に
「発送済み」ステータスにステータス変更された受注より、自動送信が開始いたします。

• 
• ①Robot-in管理画面にログイン
  ②「受注管理」をクリック
  ③「受注メール自動送信」をクリック
  ④「発送済み時送信メールテンプレート設定方法」の「テンプレートを選択」ボタンをクリック
  ⑤「メール種別」を選択し、「テンプレート名」を選択
  ⑥「設定」ボタンをクリック
  ※設定後、設定変更完了画面は表示されませんので、ボタンをクリック後は、ダイアログを閉じてください。
  ⑦「この内容で登録する」ボタンをクリック
  ※変更後、画面上部に「更新しました。」と表示されているかご確認ください。

自動送信メールテンプレート解除方法

自動メール送信設定を解除されたい場合は、下記をご確認ください。

• 
• ①Robot-in管理画面にログイン
  ②「受注管理」をクリック
  ③「受注メール自動送信」をクリック
  ④解除したいテンプレートの「テンプレートを選択」ボタンをクリック
  ⑤「テンプレート名」の「選択してください」を選択
  ⑥「設定」　ボタンをクリック
  ⑦「メールテンプレートが選択されていませんが、よろしいですか？」の「設定」をクリック
  ※設定後、設定変更完了画面は表示されませんので、ボタンをクリック後は、ダイアログを閉じてください。
  ⑧解除したメールテンプレートが「未設定」になっているか確認
  ⑨「この内容で登録する」ボタンをクリック
  ※変更後、画面上部に「更新しました。」と表示されているかご確認ください。

「テンプレート」の項目一覧

• 
• 1・メール種別
  メールテンプレートの種別が選択可能となります。
  
  ・テンプレート名
  送信したいテンプレートをご選択ください。
  
  2・「□メール送信後にステータスを変更する」
  チェックを入れると、メール送信と同時にステータス変更いたします。
  
  ・「□店舗のステータスも変更する」
  チェックを入れると、モール・カートのステータスも変更いたします。
  Robot-inとモール・カートが連動しているステータスにつきましては以下URLをご確認ください。
  https://www.hunglead.com/robot-in-manual/status.html
  
  3チェックを入れた状態でメール送信を行うと、Robot-inの「受注確定日」の項目に、メール送信した当日の日付を登録いたします。
  ※Robot-inのみで管理をしている日付です。モール・カートに影響はございません。
  
  4メール送信種別が「発送メール」の場合のみ、納品書が添付可能となります。
  ・「□納品書を発送メールに添付して送信する」
  チェックを入れると、納品書を発送メールに添付して送信いたします。
  
  ・「□注文者と送付先が同じ時のみ添付する」
  チェックを入れると、注文者と送付先が一致している受注のみ、納品書を添付して送信いたします。
  注文者と送付先が異なる受注に、納品書を添付せず送信されたい場合は、チェックを入れてください。
  
  5メール送信種別が「発送メール」の場合のみ、納品書が添付可能となります。
  ・「□領収書を発送メールに添付して送信する」
  チェックを入れると、領収書を発送メールに添付して送信いたします。
  
  ・「□注文者と送付先が同じ時のみ添付する」
  チェックを入れると、注文者と送付先が一致している受注のみ、領収書を添付して送信いたします。
  注文者と送付先が異なる受注に、領収書を添付せず送信されたい場合は、チェックを入れてください。
  
  6チェックを入れると、添付ファイル及び、商品の情報が表示されます。
  詳細につきましては「こちら」の1をご確認ください。
  
  7受注管理画面に戻ります。
  
  8メール送信いたします。

「受注情報」の項目一覧

• 
• 1最大5つのファイルをメールに添付することが可能となります。
  購入者に添付したい画像がございましたら、「ファイルを選択」ボタンをクリックし、
  画像ファイルを登録してください。
  
  2メール内容をプレビューで確認することが可能となります。
  また、プレビュー画面では個別にメール本文に内容を追加することも可能となりますので、
  個別で編集をされたい場合は「プレビュー」をクリックし、
  本文編集後、本文下の「保存」ボタンをクリックして保存してください。
  
  3メール送信対象から外したい受注がある場合は、「削除」をクリックすると
  削除することが可能となります。
  誤って削除された場合は「検索画面へ戻る」ボタンをクリックし、
  受注管理画面に戻った後、再度送信したい受注を選択し「メール送信」を行ってください。
  
  4「注文者情報」の「備考」及び、「送付先情報」の「包装種別」「メッセージ種別」「メッセージ」「のし」「名入れ」「備考」の内容を確認することが可能となります。

受注メール送信履歴の操作方法

Robot-inから送信したメールの履歴を確認することが可能となります。
受注メール送信エラーが発生した場合は、「受注メール送信履歴」項目上に、
送信失敗した件数が赤枠に黒字で表示されます。受注メール送信履歴にてエラーをご確認ください。

• 
• ①Robot-in管理画面にログイン
  ②「受注管理」をクリック
  ③「受注メール送信履歴」をクリック
  ④「この条件で検索する」ボタンをクリック

受注メール送信履歴の項目一覧

• 
• 1検索期間を指定可能となります。
  
  ・「◯日別」を選択した場合
  指定した日付の履歴を検索可能となります。
  ※過去分全ての履歴から検索いたします。
  
  ・「◯月別」を選択した場合
  前年までの月別で履歴を検索可能となります。
  
  2店舗ごとに検索可能となります。
  
  3メール送信結果のステータス毎に検索可能となります。
  
  「送信待ち」＝メール送信待ちの状態です。
  ※ご利用のサーバ状況、件数によって送信をお待ちいただく場合がございます。
  「送信済」＝メール送信済の状態です。
  「送信失敗」＝メールアドレスに誤りがある等のなんらかの原因により、送信失敗した状態です。
  メールアドレスや設定したメールサーバをご確認ください。
  「送信失敗確認済」＝送信失敗したメールを確認済みにした状態です。
  
  4メール送信に失敗してしまった受注にチェックを入れ「メール送信」ボタンをクリックすると、
  メールを再送信することが可能となります。
  
  5メール送信に失敗してしまった受注にチェックを入れ「メール送信失敗確認済み」ボタンをクリックすると、
  メールのステータスを「送信失敗確認済」にすることが可能となります。
  誤って電話・FAX受注に対してメール送信をしてしまった場合等、対応不要の受注に操作してください。
  この操作により、「受注メール送信履歴」項目に、赤枠に黒字で表示されている失敗件数が減っていきます。
  メールを再送信することが可能となります。
  
  6件名をクリックすると、メールの送信内容を確認することが可能となります。
  メールを再送信することが可能となります。
  
  7受注番号をクリックすると、受注の詳細ページを確認することが可能となります。

受注メール送信履歴の「送信結果」が「失敗」となった場合

詳細につきましては以下URLをご確認ください。
https://www.hunglead.com/robot-in-manual/mail_error.html